Urząd Gminy w Biesiekierzu
76-039 Biesiekierz 103
e-mail: sekretariat@biesiekierz.eu

Dział: Sekretariat
tel: +48 94 31 80 955
Miejsce i godziny przyjmowania interesantów:
Piętro I, pokój nr 18 w godzinach urzędowania
Podległość:
Wchodzi w skład Referatu Organizacyjnego i podlega bezpośrednio pod Sekretarza Gminy.

Do głównych zadań należy:
1) zapewnienie obsługi organizacyjnej Wójtowi, Zastępcy Wójta i Sekretarzowi;
2) przyjmowanie, wysyłanie, rozdzielanie, ewidencjonowanie korespondencji w systemie tradycyjnym (papierowym) i elektronicznym (email sekretariat@biesiekierz.eu oraz epuap);
3) prowadzenie ewidencji delegacji;
4) przyjmowanie zgłoszeń o planowanej organizacji zbiórek publicznych i zgromadzeń, prowadzenie postępowania decyzyjnego;
5) obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez Kierownictwo;
6) prenumerata czasopism i dzienników urzędowych oraz zamawianie literatury fachowej dla pracowników;
7) wywieszanie na tablicach zawiadomień, ogłoszeń i pism podlegających podaniu do publicznej wiadomości;
8) prowadzenie kalendarza spotkań Wójta;
9) wykonywanie czynności związanych z funkcjami reprezentacyjnymi Urzędu, dbałość o jego wystrój i estetykę;
10) zaopatrzenie urzędu w niezbędne materiały biurowe i kancelaryjne;
11) prowadzenie ewidencji umów, skarg, wniosków i petycji.

Dodatkowo do zadań pracowników referatów należy:
1) przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań dla Kierownictwa Urzędu;
2) przygotowywanie przedmiotu zamówienia publicznego w zakresie spraw wymagających zastosowania procedury zamówień publicznych;
3) sporządzanie i udostępnianie informacji do wykorzystania w celach promocyjnych;
4) przygotowywanie i terminowe przekazywanie dokumentów do archiwum zakładowego;
5) udostępnianie informacji publicznej w zakresie prowadzonych spraw;
6) sporządzanie branżowych lub tematycznych sprawozdań statystycznych i analiz dla GUS, urzędów oraz innych instytucji.