Urząd Gminy w Biesiekierzu
76-039 Biesiekierz 103

Funkcję Sekretarza sprawuje: Monika Tarnowska
tel: +48 94 31 80 959
e-mail: sekretarz@biesiekierz.eu
Miejsce i godziny przyjmowania interesantów:
Piętro I, pokój nr 22 w godzinach urzędowania
Podległość:
Sekretarz podlega bezpośrednio Wójtowi

Sekretarz Gminy pełni dodatkowe funkcję:
- Kierownika Referatu Organizacyjnego,
- Urzędnika Wyborczego Gminy.

Sekretarz Gminy zastępuje Wójta w czasie jego nieobecności.

Kierownicy Referatów Urzędu zapewniają w szczególności:
1. Prawidłowe organizowanie pracy Referatu,
2. Nadzorowanie i kontrolowanie pracy podległych pracowników w zakresie terminowości i prawidłowości załatwiania spraw,
3. Dokonywania oceny pracy pracowników oraz występowanie z wnioskami osobowymi w ich sprawie (wyróżnienia, nagradzanie, karanie).

Do zadań należy:
1. Sprawne funkcjonowanie Urzędu i warunki jego działania, a w szczególności:

1) organizację pracy w Urzędzie,
2) przestrzeganie dyscypliny pracy w Urzędzie,
3) przestrzeganie przez pracowników przepisów prawa, w szczególności kodeksu postępowania administracyjnego,
4) podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracowników,
5) prowadzenie spraw kadrowych oraz urlopowych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, w tym sporządzanie rocznego planu urlopów wypoczynkowych,
6) nadzór nad udzielanymi zamówieniami publicznymi, w tym nad prowadzoną ewidencją zamówień publicznych,
7) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie spraw bezrobotnych, a w szczególności opracowywanie wniosków o zorganizowanie robót publicznych, prac interwencyjnych, staży absolwenckich i programów specjalnych,
8) prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem pracowników interwencyjnych, absolwentów oraz w ramach robót publicznych łącznie z prowadzeniem akt osobowych i innych spraw kadrowych tych pracowników,
9) prowadzenie ewidencji kontroli wewnętrznej i zewnętrznej,
10) organizowanie i koordynowanie spraw dotyczących kontroli wewnętrznych i zewnętrznych Urzędu,
11) opracowywanie zakresu czynności dla pracowników Urzędu,
12) nadzór nad jakością i terminowością załatwiania skarg, wniosków, listów obywateli i odpowiedzi na informację publiczną,
13) koordynowanie działań związanych z przygotowywaniem i przeprowadzaniem wyborów Prezydenta RP, wyborów do Sejmu i Senatu RP, wyborów samorządowych, referendów, wyborów ławników,
14) koordynowanie czynności związanych z przekazywaniem na stanowiska pracy aktów prawnych i innych interpretacji prawnych związanych z ich zakresem.

2. Prawidłową organizację pracy biurowej w Urzędzie, a w szczególności:

1) przestrzeganie zasad zawartych w instrukcji kancelaryjnej i jednolitym rzeczowym wykazie akt,
2) prawidłowe funkcjonowanie obsługi kancelaryjnej Urzędu, obiegu dokumentów i przepływu informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu,
3) podejmowanie działań na rzecz poprawy stanu technicznego środków pracy w Urzędzie
4) zamawianie i rejestracja stempli i pieczęci urzędowych oraz tablic informacyjnych,

3. Przestrzeganie zasad ustalonych w regulaminie organizacyjnym Urzędu.
4. Prowadzenia spraw w imieniu Wójta a w tym:

1) załatwiania w imieniu Wójta wszystkich spraw, do których mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, w tym do wydawania decyzji, postanowień i zaświadczeń;
2) podpisywania pism podpisem elektronicznym oraz ich przesyłanie za pomocą środków komunikacji elektronicznej w zakresie opisanym w pkt 1 - z wyłączeniem wydawania zaświadczeń;
3) załatwiania w imieniu Wójta wszystkich spraw administracyjnych, do których zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U.z 2016 r. poz. 1870 ze zm.) w tym do wydawania decyzji, postanowień i zaświadczeń;
4) podejmowania w imieniu Wójta jako wierzyciela lub organu egzekucyjnego wszelkich czynności w postępowaniach egzekucyjnych w administracji, w tym wystawiania i podpisywania tytułów egzekucyjnych, wydawania postanowień i zarządzeń.

Sekretarz Gminy wykonuje zadania z zakresu kontroli zarządczej:
1) kontrolę zgodności działalności Urzędu z przepisami powszechnie obowiązującego prawa oraz przepisami i procedurami wewnętrznymi;
2) nadzór nad skutecznością i efektywnością działania Urzędu;
3) ustalanie stanu faktycznego i weryfikację wiarygodności sprawozdań, raportów i informacji dotyczących wszystkich aspektów aktywności Urzędu Gminy, w tym sytuacji finansowej;
4) wskazywanie najlepszych rozwiązań w zakresie ochrony przed utratą wszelkich wykorzystywanych przez komórki organizacyjne zasobów, w związku z wykonywanymi zadaniami, niezależnie od tytułu prawnego;
5) nadzór nad przestrzeganiem i promowaniem zasad etycznego postępowania, w tym wynikających z kodeksu etyki zawodowej urzędników Urzędu Gminy Biesiekierz;
6) wdrażanie skuteczności i efektywności przepływu informacji;
7) właściwe zarządzania ryzykiem w sposób skutecznie ograniczający prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzeń, które mogą spowodować zagrożenie dla realizacji zadań i osiągnięcia zamierzonych celów.
8) kontrolę nad przestrzeganiem wartości etycznych pracowników Urzędu.
9) określanie i kontrolę kompetencji zawodowych pracowników Urzędu.
10) sporządzanie oświadczeń o stanie kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy.
11) analizę samooceny pracowników w kwestii funkcjonowania kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych i sporządzanie informacji w tym zakresie.